Когда вы видите всю систему в цифрах и графиках, вы понимаете, что происходит в клинике, где вы несете потери и как вам действовать, чтобы получать результат. Ваши процессы становятся управляемыми ― это позволяет анализировать факты, а на основании этого анализа ― корректировать действия.
Первый шаг к такой управляемости ― выстраивание бизнес-процессов. Чтобы описать и детализировать процесс, необходимо сформировать и внедрить регламенты, стандарты, правила и положения для сотрудников. Такая детализация процессов является нерушимой базой. Но процессом можно и нужно управлять. Как это делать? Для этого мы определяемся с целями, строим планы и ставим задачи.
Задачи тоже должны быть формализованы. Помогают в этом внутренние приказы и распоряжения.
Приказы издаются обычно директором как единоличным управляющим органом в отношении задач, которые касаются всей деятельности клиники. Распоряжения носят точечный характер и касаются решения оперативных вопросов.Как издавать приказы
Хочу обратить ваше внимание на то, что каждый приказ в идеале должен проходить через несколько стадий. Давайте разберем пошаговый алгоритм формирования приказа:
Шаг 1. Инициируйте приказ. Триггером может быть служебная записка сотрудника, аналитическая записка, случившийся факт ― например, необходимость внедрить какую-то акцию.
Шаг 2. Соберите информацию. Этим шагом часто пренебрегают, чего делать категорически не стоит. Разберем на примере. Допустим, нам нужно сформировать приказ о проведении акции ― процедура ЭКО за 100 тыс. рублей. Для этого сначала необходимо проанализировать конкурентов, просчитать маржинальность этой акции, оценить ожидания от прибыли, определить критерии эффективности этой акции. Словом, поработать над тем, чтобы приказ не был ради приказа, а был действительно распорядительным документом по внедрению мероприятия, которое принесет компании доход.
Шаг 3. Составьте проект приказа. Продумайте бизнес-процесс реализации этой акции, причем на всех этапах: от формирования интереса потенциальных пациентов до предоставления услуги на уровне администратора, врача и менеджера по сопровождению. Поймите, какие подразделения и какие сотрудники будут задействованы в этой акции, в какие сроки и в какой форме все должны быть осведомлены. И продумайте срок акции и то, как сотрудники будут отчитываться об эффективности мероприятия.
Шаг 4. Согласуйте проект приказа с подчиненными. Делается это из трех соображений. Во-первых, если вы как руководитель что-то упустили, поторопились и выпустили приказ, то при вашей ошибке, руководствуясь здравым смыслом, вы должны его откорректировать. А менять свои решения ― это удар по вашей репутации. Во-вторых, руководителю необходимо собрать обратную связь и понять, сможет ли тот или иной сотрудник сделать работу в рамках бизнес-процесса. В-третьих, согласованием перечня действий и сроков с исполнителями вы поддерживаете корпоративную культуру компании. Безусловно, здесь речь не о том, сделает человек или не сделает свою работу. Тут вы проясняете, когда он сможет закрыть задачу и почему именно в такой срок.
Шаг 5. Оформите документ. Не забудьте поставить подпись руководителя или исполняющего обязанности руководителя, а также собрать подписи всех исполнителей.
Шаг 6. Зарегистрируйте приказ в журнале или в электронной системе.
Необходимость выполнения задач закрепляется в должностных инструкциях, а результаты работы должны быть отражены в отчетах сотрудника.
Протокол обеспечит эффективность планерок и совещаний
Проводите ли вы ежедневные планерки по текущим задачам? Ведете ли протоколы этих встреч? Рекомендуем делать это, чтобы дисциплинировать сотрудников. Это важно для стабильной работы клиники:
-
чтобы позиция каждого участника была понятна,
-
чтобы все решения, принятые на собрании, реализовались,
-
чтобы вы по итогам собраний имели возможность оформить управленческие решения в виде приказов и распоряжений.
Конечно же, стенографией собрания заниматься не следует, это ни к чему. А вот основные моменты в протоколе выделить необходимо: важно сформулировать повестку дня, а также кратко запротоколировать основные вопросы и принятые по ним решения. Также обязательно зафиксировать выданные поручения: кому что велено сделать и до какого срока, кому и в какой форме нужно предоставить отчет.
Как построить эффективно работающую систему и как ей эффективно управлять? Этому обучаем в Медицинском Корпоративном Университете. Мы первые на рынке развиваем концепцию непрерывного образования life-long learning, чтобы вы могли развивать себя и свой бизнес на протяжении всей жизни, получая всё новые и новые знания.
Оставьте контакты, и мы свяжемся с вами. Проанализируем текущую ситуацию и потребности вашего бизнеса, подберем программу именно для вас ― с учетом уровня развития вашего бизнеса
