В клиниках с несформированной системой внутренних положений и правил работы сотрудников часто случаются нарушения работы. Большая часть нарушений касается неэффективного распоряжения временем, например, опоздания, решения личных вопросов в рабочее время и даже прямое продвижение услуг сторонних организаций.
Для исправления ситуации вам понадобиться разработать правила корпоративной культуры, закрепленные через:
1. Корпоративный кодекс
2. Систему положений и правил работы сотрудников, которые опираются на кодекс.
Любая, в том числе медицинская, компания начинается с трудовой и исполнительской дисциплины. Правила внутреннего трудового распорядка должны знать, все сотрудники клиники и безусловно их выполнять. Кроме того, при нарушении сотрудником трудовой и исполнительской дисциплины, Вы смело можете сослаться на этот документ при принятии решения о выговоре, депремировании или увольнении. Без применения внутренних регламентов – невозможен современный медицинский менеджмент.
Какие обязательные пункты должны быть в Правилах внутреннего трудового распорядка?
1. Порядок приема и увольнения сотрудников, что сделает процесс найма персонала прозрачным, и регламентирует жизнь коллектива, сделает ее прогнозируемой, а вас как собственника, страхует от неожиданного увольнения ключевых специалистов.
2. Требования работодателя к сотруднику. Здесь вам необходимо прописать, соблюдение каких норм и правил Вы ожидаете от ваших сотрудников, в соответствии с их функционалом.
3. Права и обязанности сотрудника. В этот пункт Вы можете включить запрет на использование оборудования и рабочего времени в личных целях или запрет на курение на территории клиники, или запрет на продвижение сторонних товаров и услуг.
4. Рабочее время сотрудника. В этом разделе вы указываете норму часов для каждой категории сотрудников, время начала и окончания рабочего дня, порядок предоставления отпусков. Важно, чтобы правила игры были прописаны в документе.
Правила внутреннего трудового распорядка могут включать такие разделы, как обязательное обучение сотрудников, оплата труда и даты выплаты заработной платы, порядок наказаний за нарушение правил компании. В данном документе Вы можете прописать все нормы и правила. Правила внутреннего трудового распорядка – это фундаментальный документ в компании.
Частая проблема клиник – большая «текучка» кадров и конфликты персонала. Это происходит потому, что люди остро реагируют на несправедливость. Именно она заставляет людей плести интриги, уходить с работы и копить обиду на руководство. Чаще всего несправедливость сотрудники связывают с выплатой вознаграждения или непрозрачностью механизма внутрикорпоративного продвижения.
Поэтому, чтобы компания работала в спокойном деловом режиме, следует прописать порядок премирования в положении о системе мотивации.
Важно, чтобы правила эти были одинаковые для всех категорий сотрудников и руководство клиники имело возможность отслеживать их выполнение.
Очень важно в Положении прописать каждую категорию сотрудника. Анестезиолог должен открыть вкладку про свое вознаграждение, врач – про свое и т.д. Важно понимать, что если Вы берете на работу специалиста, который не вписывается в вашу общую систему мотивации – следует продумать какой-то другой договор с ним или дополнительное соглашение.
Кроме того, сотрудники должны понимать, почему данный специалист получает не как все. Например, потому что он приходит со своим потоком пациентов и клиника экономит 10% рекламного бюджета.
После разработки положений и регламентов, нужно разъяснить сотрудникам принципы вознаграждения и аргументировать каждую цифру. Вы можете дать возможность сотрудникам считать свою заработную плату в режиме онлайн через программу на их рабочем месте. Тогда они будут мотивированы на достижение результата.
Приходя на работу, сотрудники должны знать – какие действия в Вашей клиники от них ожидаются, а какие не приняты в компании. Для этого, они должны знать ответы на следующие вопросы:
1. За что их могут похвалить и за что наказать и насколько?
2. Как собирается информация о качестве их работы и выполнении требований?
3. Кто собирает информацию и формирует отчет, который ложится на стол руководителя?
4. Как рассчитываются штрафы и премии?
Если Ваша клиника стремится к развитию, то необходимым условием будет эффективная работа сотрудников и минимизация «человеческого фактора», которую не всегда возможно адекватно оценить и урегулировать без инструментов контроля за трудовой дисциплиной. Какие существуют понятия внутренней корпоративной дисциплины, на которые вы можете опираться при разработке положений и регламентов? Дисциплина существует:
1. Исполнительская
2. Дисциплина обучения
3. Выполнение стандартов и регламентов
4. Финансовая
5. Контроль удовлетворенности пациента конкретным сотрудником
Важным условием работающей архитектуры вашего медицинского бизнеса будет внутренняя система аудита соблюдения положений и правил. Должны быть выделены сотрудники внутреннего контроля, прописан порядок и график проверки, назначен ответственный за них.
В компании, где работает более 50 человек целесообразно выделять аудитора. Этот человек контролирует порядок в клинике и лично подчиняется руководителю. В небольших клиниках функцию контроля часто берет на себя исполнительный директор и использует его как инструмент повышения прибыли.
Как вы можете приступить к разработке системы правил и положений в вашей клинике?
1. Вам будет полезно проанализировать программы лояльности сотрудников в крупных компаниях. Это может оказаться сложно, потому что часто такой документ составляет коммерческую тайну. Но вы всегда можете проработать статьи и публикации ведущих HR-специалистов по мотивации медицинского и немедицинского персонала.
2. На стадии непосредственной разработки регламентирующих документов, вам нужно отталкиваться от особенностей корпоративной культуры, принятых в Вашей клинике.
3. После того, как документы разработаны – следите не только за их выполнением сотрудниками, но и за тем, чтобы Ваши обязательства перед сотрудниками выполнялись. Для этого должен быть человек, который отвечает за реализацию этой программы, постоянно контактирует с сотрудниками, отвечает на их вопросы и просьбы. И обязательно должен выделяться бюджет на реализацию программы лояльности для сотрудников. Доброе отношение руководства люди увидят и будут Вам благодарны за поддержку и помощь. Кроме того, при реализации корпоративной программы поддержки, возможно держать уровень вознаграждения сотрудников даже ниже среднего по рынку, что тоже выгодно клинике.
4. В текущей работе клиники должна быть выстроена система обучения новых сотрудников внутренним положениям и регламентам, проверка их знаний и контроль их выполнения.
В результате внедрения продуманной системы положений и правил работы сотрудников вы не только наведете порядок в клинике, но и получите свою заслуженную прибыль.
Ознакомиться с необходимым пакетом документов можно здесь: https://mcu.expert/documents