Правило 1. Тщательно планируйте цель, повестку и состав участников совещания, чтобы не тратить драгоценное время.
Многие компании страдают от собраний без четкой цели и повестки. Это ведет к бессмысленным обсуждениям и потере времени. Помните: время, которое теряют ваши сотрудники не непродуктивных встречах, оплачиваете вы.
Для эффективного совещания необходимы:
1. Четкая цель
2. Повестка
3. Список участников
4. Регламент выступлений
5. Протокол
6. Информационные материалы для предварительного ознакомления
Правило 2. Определяйте цель и вид совещания, чтобы понимать, зачем вы собираете людей.
Не путайте разные по смыслу и наполнению встречи. В зависимости от того, какая цель у руководителя, выделяется пять видов совещаний:
1. Информационные ― для донесения информации и создания единого понимания ситуации.
2. Совещания для анализа и разработки решения проблемы.
3. Совещание для принятия решений ― на них происходит утверждение или отклонение проектов.
4. Планерки ― оперативные совещания для определения плана работ.
5. Статус-встречи ― оперативные совещания для краткого отчета о выполнении плана.
Правило 3. Проработайте повестку.
Никогда не выносите на повестку следующие вопросы:
1. Те, которые можно решить один на один.
2. Те, по которым решение уже принято.
3. Крупные вопросы, по которым не получится принять решение.
4. Неважные вопросы, даже если они срочные.
Правило 4. Приглашайте только нужных.
Эффективная встреча невозможна при большом количестве лишних людей. Оптимальное число участников — семь. Каждый дополнительный человек снижает эффективность встречи на 10%.
Правило 5. Сообщайте о совещании заранее.
Приглашать на совещания за меньше чем 24 часа — дурной тон. Сообщайте о срочных встречах заранее, а лучше — следуйте расписанию, которое должно быть у всех в общем доступе. В приглашении указывайте тему, цель, повестку, формат, участников и тайминг.
Правило 6. Дайте участникам возможность подготовиться.
Каждому участнику должна быть известна его роль. Определите, кто будет руководить совещанием, кто высказываться и кто составит протокол. Рассылайте объемные материалы заранее, чтобы участники смогли изучить их и пришли подготовленными.
Правило 7. Назначьте секретаря для ведения протокола.
Правило 8. Не выходите за рамки тайминга.
Проводите оценку эффективности совещания.
Эффективное совещание имеет два ключевых показателя. Во-первых, все участники разделяют результат: он логичен, понятен и принят всеми. Во-вторых, договоренности закреплены, ответственные и сроки обозначены.
Совет: прокачивайте у себя и подчиненных навыки проведения эффективных совещаний. Модератор должен уметь организовывать групповые обсуждения и модерировать дискуссии. Важно следить, чтобы участники не отклонялись от цели встречи.
Для того, чтобы ваши совещания приносили максимум пользы, всегда проходили в конструктивном поле и были продуктивными, научитесь кратко и убедительно выступать. Также обучите этому своих сотрудников.
Используйте метод 4П для структурирования выступления:
1. Позиция. Кратко изложите свою точку зрения.
2. Причина. Обоснуйте свой взгляд на ситуацию.
3. Подтверждение. Аргументируйте позицию. Для этого можно привести данные статистики, авторитетные мнения, личный опыт, отзывы.
4. Позиция. Повторите свою точку зрения.
