Управление временем ― суперсила современного руководителя. Если мы простые смертные, то управлять временем мы можем только посредством грамотного управления собой во времени. Как использовать каждый час максимально эффективно? Расскажем в этой статье.
Время = деньги
Не все управленцы воспринимают время как деньги. Хотя время действительно можно оценить в рублях: рабочий час каждого сотрудника, включая ваш, имеет свою стоимость. Несвоевременное выполнение проекта может привести к значительным финансовым потерям.
Топ-менеджер не должен тратить свое время на рутинные задачи
Делегируйте мелочи бизнес-ассистентам, офис-менеджерам и линейным руководителям. Освобождайте мозг для стратегического мышления. Вы должны мыслить системно и принимать решения, которые продвигают компанию вперед. Расходуйте время с максимальной выгодой для себя и клиники.
Увеличьте достижение значимых результатов в единицу времени
Оценить эффективности управления временем поможет формула производительности труда: разделите результат деятельности на затраты времени. Например, если один хирург выполняет операцию за два часа, а его коллега — за 30 минут, это значит, что второй использует время в четыре раза эффективнее.
Стать продуктивнее помогут методики и инструменты планирования, которые позволяют определять приоритеты и фокусироваться на результатах работы.
Важные аспекты планирования:
1. Ставьте цели. Разделяйте их на годовые, месячные, недельные и дневные. Важно: ставьте достижимые цели, иначе загоните себя в состояние выгорания и тяжелу. депрессию. Это очень серьезно ― в 2019 году ВОЗ внесла выгорание в список заболеваний.
2. Фиксируйте дела письменно. Используйте органайзеры и системы постановки задач. Не пытайтесь держать всё в голове.
3. Помните о законе Парето. 20% усилий дают 80% результата. А это значит, что, например, только 20% деловых встреч принесут вам 80% эффекта. Как использовать павило в своей управленческой практике: выделите «золотые»письма в своей почте ― они точно требуют ответа. А остальное проигнорируйте или передайте в другие отделы.
4. Определяйте приоритеты по важности и срочности. Важность оценивайте по влиянию на бизнес, срочность — по срокам выполнения задачи.
5. Используйте Матрицу Эйзенхауэра для структурирования задач. Этот инструмент позволяет разделить все задачи на:
― срочные и важные (кризисные ситуации, проекты с жесткими сроками ― они должны занимать не более 30% времени),
― срочные и неважные (ответы на звонки и письма ― не более 15% времени),
― несрочные и важные (анализ, планирование, развитие ― не более 50% времени),
― несрочные и неважные (неэффективный отдых ― максимум 5% времени).
6. Выполняйте главные задачи утром. Это важно делать даже если вы сова и пик вашей продуктивности приходится на вечернее время. Это необходимо, чтобы к середине дня вы понимали, что ключевые 20% задач вы уже закрыли. Чувство опережения времени будет вас подстегивать и помогать вам.
7. Разделяйте крупные задачи на части. Что называется, слона нужно есть по частям. Если перед вами отчет на 60 страниц, даже не пытайтесь осилить его за час ― детально его проанализировать будет невозможно. Сделайте несколько подходов.
8. Мелкие дела объединяйте в блоки. Например, если требуется написать три письма партнерам, не разносите это как отдельные задачи, запланированные в разное время. Выделите временной интервал для работы с электронной почтой. Так будет проще погрузиться в задачи.
9. Устанавливайте дедлайны. Выполняйте задачи в установленный срок.
10. Выделяйте время на перезагрузку. Примерно через каждые 50 минут рекомендуется делать десятиминутный перерыв ― намеренно уединятся и перезагружаться. Эти паузы важны для работоспособности, поэтому нельзя относиться к ним пренебрежительно. В своей компании вы можете приобщить к этому и сотрудников ― например, приостанавливать работу и проводить гимнастику.
